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Junivon Silvia C. Die Zeiten werden digitaler, der Arbeitsalltag mobiler: Mitarbeiter arbeiten im HomeOffice, während ihrer Geschäftsreise oder sind auf an verschiedenen Orten verteilt. Die Welt vernetzt sich.

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Die Herausforderungen für Unternehmen werden dadurch nicht kleiner. Neben den technischen Anforderungen an die Hardware ist auch zu entscheiden, welche Apps im Unternehmen sinnvoll und vor allem datenschutzkonform eingesetzt werden können und wie der Einsatz rechtlich korrekt kontrolliert werden kann.

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Schöne neue Welt: Zugriff von überall Es ist fast schon eine Selbstverständlichkeit, dass der Geschäftsführer von überall auf die neuesten Geschäftskennziffern zugreifen kann, der Handwerker das Abnahmeprotokoll digital erstellt oder der Verbraucher den Erhalt eines Pakets digital bestätigt. Möglich wird dies durch die Vernetzung von mobilen Endgeräten mit den im Unternehmen bestehenden Anwendungen, die wiederrum einen Zugriff auf die Unternehmensdaten erlaubt.

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Dies setzt voraus, dass Unternehmen die entsprechenden technischen Voraussetzungen schaffen. Daneben müssen auch Entscheidungen getroffen werden, welche mobilen Anwendungen wie zum Einsatz kommen sollen.

So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Kundenbeziehungen, Vertragsverhandlungen und Geschäftsabschlüsse. Mit TripLink kommen alle Daten wieder zurück ins System. So geht die Buchung Keine Fehler mehr in der Reisekostenabrechnung Die automatisierte Übertragung von Buchungs- und Kreditkartendaten und weitere Anbindungen sowie das Anfügen von Belegen mit Hilfe OCR reduzieren manuelle Einträge — die Reisekosten-Abrechnung schreibt sich wie von selbst.

Eine Entscheidung: Rein geschäftlich oder auch privat? Auch wenn es fast ein alter Hut ist: Unternehmen müssen aufgrund der bislang weiter risikobehafteten Rechtslage entscheiden, ob sie geschäftsreise anbindungs app die geschäftliche oder auch die private Nutzung der geschäftlichen Geräte zulassen wollen.

Jedenfalls sind dazu Regelungen, die den Umfang geschäftsreise anbindungs app privaten Nutzung und die Kontrollmöglichkeiten bzw.

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Verwertungsmöglichkeiten der Daten festlegen, zu treffen. Wird gar die Entscheidung getroffen, dass BYOD erlaubt ist, müssen noch wesentlich umfangreichere Richtlinien, die auch die Kostentragung, Löschung von Daten oder auch die Wartung der Geräte beinhalten, vereinbart werden.

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Existiert ein Betriebs- oder Personalrat, ist dieser einzubinden bzw. Dienstvereinbarung geschlossen, die insbesondere Risiken zu umfassender Kontrollen der Mitarbeiter minimieren sollen.

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Welche Apps von welchem Anbieter sollen genutzt werden? Unternehmen kommen nicht umhin ein Mobile Device Management auf den genutzten Geräten zu installieren, da sie ihre unternehmenseigenen Crown Juwels und auch die jeweils gespeicherten personenbezogenen Daten vor Missbrauch, Verlust oder anderen Risiken schützen müssen.

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Dies umfasst auch die Kontrolle, welche Apps genutzt werden dürfen. Erfahren Sie mehr zu diesem Thema auf der diesjährigen IDAOCN — der Kongress für Datenschutz Feiern Sie mit uns 20 Jahre IDACON! Das Jubiläums-Programm der IDACON wird Sie mit aktuellen Vorträgen und Top-Speakern begeistern.

Sie kommen selten in Stress und reisen mit leichtem Handgepäck. Dabei dürfen vor allem Smartphone und Laptop bei einem Business-Trip nicht fehlen. Doch auch dieses Gadgets für die Geschäftsreise erleichtern dem Vielreisenden das Leben.

Freuen Sie sich auf neues Wissen, viele Impulse, neue Kontakte und die Diskussionen auf Augenhöhe. Jetzt weiter zum Programm Risiko: Cloudanbieter mit Sitz im Drittland Insbesondere bei der Nutzung der Apps international tätiger Anbieter ist Vorsicht geboten, da nicht immer die geschäftliche Nutzung erlaubt ist und der Transfer in einen unsicheren Drittstaat ggf.

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Damit ist hier sorgfältig abzuwägen, welche Apps erlaubt werden. Wird ein Cloud-Anbieter eingesetzt, ist zudem zu prüfen, ob daneben die nach DSGVO erforderlichen Anforderungen an Auftragsverarbeiter oder Joint-Controller eingehalten werden und die erforderlichen Verträge abgeschlossen werden können. Insbesondere der Einsatz von Subunternehmern durch den Cloud-Anbieter oder die fehlende Weisungsgebundenheit können hier ein erhöhtes Risikopotential bergen.

Eigenentwickelte Apps als Lösung? Mitunter macht es Sinn, eine eigene App zu entwickeln, um einen mobilen Zugriff auf die vom Unternehmen genutzten nicht-mobilen Anwendungen zu ermöglichen.

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Dann muss geprüft werden, ob und welche Schnittstellen erforderlich sind bzw. Zudem sind hier die Anforderungen an die Datensicherheit und u. Fazit Der Einsatz von mobilen Geräten und Apps ist in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken; Unternehmen sollten sich der Risiken bewusst sein und prüfen, welche Geräte und Anwendungen sinnvoll in die eigene IT-Infrastruktur eingebunden werden können.

Daneben sind Richtlinien zum Umgang mit mobilen Szenarien und der Kontrolle der Einhaltung durch die Mitarbeiter zwingend geboten.

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Die Autorinnen Silvia C. Silvia C. Bauer ist Rechtsanwältin und Partnerin der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH. Schwerpunkt ihrer Tätigkeit ist unter anderem die datenschutz- und IT-rechtliche Beratung geschäftsreise anbindungs app international tätigen Unternehmen.

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Sie ist auch als Datenschutzbeauftragte für mehrere Unternehmen bestellt. Heidi Schuster ist Juristin und Datenschutzbeauftragte der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.